Was versteht man unter einer einfachen und effizienten Projektverwaltung und welche Vorteile bietet sie?
Das Unternehmen, einzelne Unternehmensbereiche mit ihren Abteilungen und auch Dienstleister sind oft in Projekte aller Art involviert. Neben externen Projekten - z. B. wenn vor Ort beim Kunden ein neues System installiert und in Betrieb genommen werden muss - kommen auch interne Projekte im eigenen Unternehmen oder in der eigenen Abteilung hinzu. Um bei dieser Fülle an Projekten und den damit verbundenen Informationen (zu Kosten, Terminen, Verantwortlichkeiten und Aufgaben) den Überblick zu bewahren, ist eine effiziente Projektverwaltung unverzichtbar. Was damit gemeint ist und welche Vorteile Sie davon haben, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Definition: Was versteht man unter einem Projekt?
Laut DIN 69901-5:2009 handelt es sich bei einem Projekt um ein "Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist." In PRINCE2:2009 wird die Definition noch einmal konkretisiert: Ein Projekt ist hier eine temporäre Organisation, die mit dem Zweck eingerichtet wird, eines oder mehrere Produkte (hierbei sind auch Dienstleistungen gemeint) in einer vorab in einem Business Case vereinbarten Qualität zu liefern.
Der Erfolg jedes Projektes wird dabei von drei sich gegenseitig beeinflussenden Parametern bestimmt, dem sogenannten "magischen Projektdreieck":
- Kosten
- Zeit
- Leistung
Wird eine der drei Größen verändert, hat dies direkte Auswirkungen auf die anderen beiden. So wirkt sich z. B. eine Zeitverzögerung auf die Kosten und die Leistungen aus. Oder eine Änderung der Leistung bedingt, dass Kosten und Zeitbedarf sich verändern.
Was sind Aufgaben und Ziele einer Projektverwaltung?
Um Projekte erfolgreich zu planen, durchzuführen und umzusetzen, brauchen Sie eine effiziente Projektverwaltung. Die Projektverwaltung stellt einen wesentlichen Teilaspekt des Projektmanagements dar und beschäftigt sich mit der organisatorischen Verwaltung von Projekten. Ihre Hauptaufgaben sind die Projektdokumentation und das Projektcontrolling (Planung und Steuerung).
Die Projektverwaltung stellt sicher, dass alle Projektbeteiligten jederzeit einen genauen und aktuellen Überblick über ihre jeweiligen Aufgaben, Ressourcen, Zeit- und Kostenpläne sowie die erforderlichen Dokumentationen haben. Damit zielt die Projektverwaltung vor allem darauf ab, die Steuerung und Koordinierung von Projekten zu vereinheitlichen und für Transparenz zu sorgen, indem Reports und Auswertungen generiert und den Verantwortlichen zur Verfügung gestellt werden.
Konkret lassen sich drei Ziele der Projektverwaltung definieren:
1. Schaffung einer belastbaren Datenbasis für das Projektcontrolling
Da Projekte einen einmaligen Charakter aufweisen, müssen Unregelmäßigkeiten und Abweichungen vom Plan möglichst schnell ermittelt werden. Hierzu werden die Planwerte mit den jeweiligen Istwerten verglichen, oftmals auch anhand von Kennzahlen. In einem solchen Plan-Ist-Vergleich wird etwa verglichen, ob der geplante Aufwand für eine Aufgabe mit dem tatsächlichen Aufwand übereinstimmt, ob Termine eingehalten wurden oder ob es Abweichungen bei den Kosten gibt. Abweichungen können direkt verglichen und bewertet werden, und die Projektleitung kann bei Bedarf konkrete Korrekturmaßnahmen definieren und einleiten.
2. Transparenz bei der Mittelverwaltung und Mittelverwendung
Während die Budgets eines einzelnen Projektes auch von der Projektleitung verwaltet und nachgehalten werden, sorgt die Projektverwaltung für Übersicht in der Gesamtheit der Projekte. Das ist gerade bei Unternehmen wichtig, weil hier nicht nur unternehmens- und abteilungsinterne Projekte, sondern auch Projekte mit externen Beteiligten wie Partner, Kunden und Lieferanten, durchgeführt werden. z. B. die Anschaffung neuer Systeme und Anlagen mit Hard- und Software. Darum ist ein Gesamtüberblick erforderlich, um die Wirtschaftlichkeit sicherzustellen.
3. Dokumentation und Reporting
Die Dokumentation von Projekten und das Reporting sind essenzielle Instrumente, um Projekte erfolgreich durchzuführen und Learnings für spätere, ähnliche Projekte zu sichern. Eine lückenlose Dokumentation ist zudem wichtig, um Leistungen und Kosten für Stakeholder transparent zu machen und die ordnungsgemäße Durchführung des Projektes zu dokumentieren.
Welche Vorteile bietet eine einache und professionelle Projektverwaltung?
Eine professionelle Projektverwaltung ist eine besonders erfolgskritische Rahmenbedingung für Projekte. Das gilt umso mehr, je mehr Projekte parallel absolviert werden, also etwa im Umfeld. Konkret bringt die Etablierung einer Projektverwaltung fünf Vorteile:
1. Verringerung des Projektaufwandes
Durch die Projektverwaltung werden systematische Prozesse und die Einhaltung von Standards in der Abteilung und im gesamten Unternehmen verankert. Eine solche Standardisierung bietet erhebliche Vorteile, gerade weil es sich bei Projekten eben nicht um Standardabläufe handelt. Eine professionelle Projektverwaltung bedeutet weniger Doppelarbeiten, weniger Nach- und Überarbeitungen und weniger Abstimmungsbedarf. Sie reduziert also den Projektaufwand, und das im besten Fall ohne zusätzliche Arbeit zu verursachen.
2. Verkürzung von Durchlaufzeiten
Die Verringerung des Projektaufwandes bedeutet auch, dass mehr freie Kapazitäten zur Verfügung stehen. Das Personal und weitere Ressourcen können damit gleichzeitig bei mehr Projekten oder auch für andere Aufgaben eingeplant und eingesetzt werden.
3. Erhöhung der Transparenz
Eine effiziente Projektverwaltung sorgt für mehr Transparenz bei allen Beteiligten. Durch die lückenlose Dokumentation von Projektergebnissen und Plan-Ist-Vergleichen können sich Verantwortliche und Mitwirkende jederzeit über Fortschritte, Probleme und andere Eckdaten des Projektes informieren. Zudem werden so neben dem Projektverlauf auch die Zuständigkeiten genau definiert.
4. Verbesserung der Termintreue
Da jede Projektverwaltung auch eine Controlling-Funktion erfüllt, bietet sie eine Vielzahl von Werkzeugen zur besseren Planung der Projekte. Ebenso lassen sie sich besser steuern, überwachen und auswerten, sodass auch in Bezug auf die Terminplanung eine kontinuierliche Verbesserung möglich ist.
5. Aktives Risikomanagement
Durch die Projektverwaltung können Sie Engpässe im Projektverlauf sowie andere Risiken frühzeitig erkennen, quantifizieren und geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen. Der Projektmanager und alle Beteiligten haben mit einem entsprechenden Risiko-Reporting die Risikofaktoren stets im Blick, z. B. in Form von Kennzahlen, und können darum frühzeitig auf Probleme reagieren.
Wie unterstützt EcholoN bei der Projektverwaltung?
EcholoN stellt Projekte als eigene Entität über seine Standard-Prozessvorlagen dar. Wie bei der Ausprägung anderen EcholoN - Lösungen lässt sich diese Prozessvorlage individuell konfigurieren. Das System wird on Premise oder als Cloud-Lösung bereitgestellt. So lassen sich Projekte schnell, einfach und flexibel definieren. Weitere Detailierung und Funktionen können nach Bedarf und Anforderung individuell ausgebaut werden.
Neben dynamischer Teambildung, Verantwortlichkeit, Aufgaben, Termine, geplante Zeit und Kosten können Sie eine Vielzahl weiterer Details einpflegen, Meilensteine definieren, Unterprojekte verknüpfen sowie Arbeitspakete anlegen und zuordnen. Hierbei können Sie Prozessbeteiligte auch über Standorte oder Abteilungen hinweg einbinden.
Projekte, Meilensteine und Aufgaben sind über das interaktive GANTT-Diagramm einfach planbar. Dashboards vereinfachen die Übersicht. Interaktives Reporting und Analysen geben Auskunft über den aktuellen Status. Mit dem integrierten Projekt Kanban-Board können Sie Aufgaben einfach per Drag and Drop zuweisen und aktualisieren. Die Bearbeitung, Erfassung von Zeiten, Aufwänden oder Kosten erfolgt ebenfalls direkt und Betriebssystemunabhängig auf allen Endgeräten zum Projekt, Unterprojekt, Aufgaben oder das Arbeitspaket.
Die Zusammenarbeit mit extern Beteiligten wie Kunden, Partnern, Lieferanten lassen sich über Pools und Rollen entsprechend der Aufgabe realisieren. Jeder sieht nur das, was er sehen darf. Des Weiteren lassen sich externe Systeme (z. B. SAP, MS Project etc.) durch das EcholoN Data Workflow System integrieren, was die Zusammenarbeit mit Kunden und externen Dienstleistern enorm vereinfacht.
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