On-Premise oder Cloud - Woran sollten Sie denken, wenn Sie Ihre  Service-Management-Software implementieren?

Wenn es um die Anschaffung neuer Software geht, stehen viele Entscheidungen an: Was kann die Software? Wie viel kostet sie? Ist sie einfach zu bedienen? Doch eine der wesentlichen Überlegungen betrifft die Installationsart der Software: Soll sie direkt vor Ort (On-Premise) oder in der Cloud betrieben werden? Die Antwort darauf hängt stark von der Philosophie Ihres Unternehmens und Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur ab. Beide Optionen bringen ihre eigenen Vorzüge und Herausforderungen mit, die wir hier etwas näher beleuchten wollen.

Definition: On-Premise - Alles in eigener Hand

Bei der On-Premise-Lösung wird die Software direkt auf den eigenen Servern im Unternehmen installiert. Die dafür benötigte Infrastruktur mit Hardware – ob Server oder andere Komponenten – wird entweder von der hauseigenen IT-Abteilung oder einem externen Dienstleister bereitgestellt. Es ist wichtig, dass diese Systeme den spezifischen Anforderungen der Software gerecht werden, insbesondere was die Leistungsfähigkeit und Performance betrifft. Die Systeme müssen spezifisch auf die Software abgestimmt und je nach Bedarf auf der entsprechenden Plattform eingerichtet werden. Wer die Installation vornimmt – die interne IT oder direkt der Softwareanbieter – hängt von den individuellen Vereinbarungen ab. Als Kunde trägt man die volle Verantwortung für die Wartung dieser Systeme. Dazu gehört das regelmäßige Durchführen von Datenbackups, sei es manuell oder automatisiert, sowie das Aufspielen von Sicherheitsupdates.

Definition: Cloud-Lösung - Daten liegen beim Dienstleister

Bei einer Cloud-Lösung wird die Software in der Infrastruktur des Softwareanbieters bereitgestellt. Diese Systeme befinden sich üblicher Weise nicht im Besitz des Anbieters, sondern sind in einem Rechenzentrum eines Rechenzentrums-Dienstleister gehostet

Der Softwareanbieter übernimmt die Einrichtung und -Konfiguration, das sogenannte Onboarding. Dazu gehört auch die regelmäßige Wartung der Server-Systeme, mit dem Installieren von Sicherheitsupdates. Selbiges gilt auch für die Datensicherung mit dem entsprechendem Backup-Szenario (regelmäßig laufende Sicherungen, Übertragen auf verschiedene Backup-Ziele etc.).  Bei Störungen oder Ausfällen ist der Softwareanbieter in der Verantwortung. Üblicherweise werden absolute Verfügbarkeiten und Reaktionszeiten vereinbart.

Cloud- oder On-Premise-Lösung - Welche Investition lohnt sich langfristig?

Einmalige Kosten vs. Laufende Kosten - Welches Modell ist das wirtschaftlichere?

Bei langfristigen Investitionen sollten Sie sorgsam zwischen den einmaligen Kosten bei einer On-Prem - Lösung und den laufenden Kosten eine Cloud-Lösung, abwägen

Die Entscheidung zwischen den beiden Varianten kann nicht unerhebliche Auswirkungen auf die den Aspekt der Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens haben. Die Auswahl hängt von den spezifischen Anforderungen, Zielen und Ressourcen Ihres Unternehmens ab.

Einmalige Kosten (On-Premise)

Vorteile:

• Kontrolle und Sicherheit: Das Unternehmen hat die volle Kontrolle über seine Infrastruktur und Daten. Das gilt gerade für Branchen mit sehr strengen Datenschutzanforderungen.

• Einmalige Investition: Nach der anfänglichen Investition fallen geringere laufende Kosten an, da die Infrastruktur für einen längeren Zeitraum und weitere Services genutzt werden kann.

• Branchen mit hohen Gewinnmargen: Hier kann eine hoher Investition in neue Lizenz- und Hardware-Technologien zu einer lohnenden Abschreibung führen. 

Nachteile:

• Hohe Anfangsinvestition: Die anfängliche Investition für die Infrastruktur mit Hardware und Software kann beträchtlich sein.

• Veraltete Technologie: Die Notwendigkeit, in neue Hardware zu investieren oder bestehende zu aktualisieren, kann zu ungeplanten Investitionen kommen.

• Wartung und Betrieb: Unternehmen sind für den IT-Betrieb mit Wartung, Aktualisierungen und die Lösung von IT-Störungen verantwortlich, was zusätzliche Kosten und Ressourcen erfordert.

Laufende Kosten (Cloud)

Vorteile:

• Skalierbarkeit: Die Cloud bietet Flexibilität, um Ressourcen nach Bedarf schnell hoch- oder runterzufahren. Dies ist besonders für wachsende Unternehmen oder für Unternehmen mit schwankendem Bedarf vorteilhaft.

• Wartungsfreiheit: Der Cloud-Anbieter kümmert sich um den IT-Betrieb mit Wartung, Updates und Sicherheit, was IT-Ressourcen im Unternehmen entlastet.

• Kosteneffizienz bei geringerem Bedarf: Für kleinere Unternehmen oder Start-Ups, die nicht die Mittel für eine große Vorabinvestition haben, kann ein Modell mit laufenden Kosten effektiv sein.

Nachteile:

• Langfristig höhere Kosten: Über die Zeit können laufende Kosten die einmaligen Investitionskosten überschreiten. Das passiert vor allem, wenn der Dienst umfangreich genutzt wird und viele Aufpreis Positionen anfallen.

• Abhängigkeit vom Anbieter: Das Unternehmen ist abhängig vom Cloud-Anbieter. Das birgt Risiken bei Ausfällen, Datenhoheit oder bei Preissteigerungen.